Những lưu ý và lời khuyên cho những khách hàng có kế hoạch mở cửa hàng tiện lợi Công ty cung cấp kệ siêu thị & thiết bị siêu thị Tiến Phát

Cửa hàng tiện lợi luôn được biết đến như một trong những mô hình kinh doanh mang lại nguồn lợi lớn cũng như khả năng thu hồi vốn tương đối nhanh. Tuy nhiên, rõ ràng không phải ai cũng có thể mở cửa hàng tiện lợi thành công ngay từ những ngày đầu, đó là lý do mà những bí quyết kinh doanh cửa hàng tiện lợi chi tiết, hiệu quả dưới đây sẽ là yếu tố quyết định giúp bạn giảm thiểu tối đa tổn thất và kinh doanh thành công.

1. Mở cửa hàng tiện lợi - Dễ lời hay dễ lỗ?

Cuộc sống càng phát triển, nhu cầu tiêu dùng của con người ngày càng tăng cao. Cùng với đó là những tiêu chuẩn ngày càng được nâng lên để đáp ứng các nhu cầu của cuộc sống. Với những tiện ích cùng sự đa dạng về các mặt hàng, cửa hàng tiện lợi đang dần trở thành sự lựa chọn hàng đầu của tất cả mọi người.

Đảm bảo ngay cả những tiêu chuẩn quan trọng nhất về hàng hóa, tiện ích, chất lượng, mở cửa hàng tiện lợi được xem là "miếng mồi ngon" với nhiều nhà khởi nghiệp. Không quá bó buộc vào một đối tượng nhất định hay khách hàng thân thiết, các cửa hàng tiện lợi 24/7 thường thu hút nhiều đối tượng khách hàng.

Lấy nền tảng như một siêu thị thu nhỏ, một cửa hàng tiện ích có đầy đủ những yếu tố cần thiết để người tiêu dùng ghé thăm như tiêu chuẩn về hàng hóa, đa dạng mẫu mã, giá thành phù hợp cùng nhiều tiện ích đặc biệt cho người bận rộn.

Cùng với đó, sự phát triển của công nghệ mang lại cho chủ kinh doanh những tiện ích tuyệt vời, giảm thiểu tối đa thời gian, công sức và loại bỏ các nguy cơ sai sót nghiêm trọng trong quá trình kinh doanh. Không cần tốn quá nhiều chi phí cho nhân sự hay quản lý cửa hàng, giờ đây, việc mở cửa hàng tiện lợi đã trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm quản lý bán hàng.

"Mở cửa hàng tiện lợi dễ lời hay dễ lỗ?" chưa bao giờ là câu hỏi dễ dàng trả lời bởi nói một cách đơn giản, kinh doanh thành công cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Tất nhiên, có nhiều yếu tố mà người kinh doanh hoàn toàn có thể làm chủ để giảm thiểu tối đa các tổn thất và mang về nguồn lợi tốt nhất cho cửa hàng của mình để loại bỏ các nguy cơ "lỗ" trong quá trình kinh doanh.

Vậy làm thế nào để bắt đầu kinh doanh cửa hàng tiện lợi 24h đúng "chuẩn"?

2. Thủ tục mở cửa hàng tiện lợi

Giấy phép kinh doanh

Tương tự như các mô hình kinh doanh khác, giấy đăng ký kinh doanh là yêu cầu đầu tiên cần có để mở một cửa hàng tiện lợi. Thông thường các cửa hàng tiện lợi đăng ký kinh doanh dưới hình thức công ty, để tiện lợi cho các hoạt động ký kết với các nhà cung cấp sau này.

Giấy vệ sinh an toàn thực phẩm

Mô hình kinh doanh cửa hàng tiện lợi chủ yếu là thực phẩm khô, thực phẩm tươi sống và đồ ăn nhanh nên việc xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm là vô cùng cần thiết. Hồ sơ xin cấp giấy phép phải có đầy đủ các giấy tờ để đảm bảo điều kiện được cấp như sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm cho cơ sở theo mẫu được quy định của cơ quan thẩm quyền.
• Bản sao công chứng giấy đăng kí kinh doanh ngành liên quan đến thực phẩm.
• Bản thiết kế mặt bằng cơ sở và khu vực.
• Sơ đồ quy trình bảo quản thực phẩm và sản xuất tại cơ sở.
• Bản khai về cơ sở vật chất của cơ sở.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận sức khỏe của chủ cơ sở và các nhân viên trực tiếp làm việc tại cơ sở.
• Giấy chứng nhận về kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp tham gia sản xuất.
• Giấy chứng thực về nguồn gốc nguyên liệu và kiểm định nguồn nước sử dụng.
• Bản cam kết đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm theo mẫu quy định.

Sau khi có đầy đủ các giấy tờ này, các bạn có thể tới các cơ quan có thẩm quyền từng ngành hàng như sau để xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm đối với từng ngành hàng. Cụ thể gồm có các cơ quan:

Cục An toàn thực phẩm - Bộ y tế cấp Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cho:

Cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm

Chi Cục An toàn vệ sinh thực phẩm – Sở y tế cấp Giấy chứng nhận cho:

• Cơ sở sản xuất, kinh doanh nước khoáng thiên nhiên, nước uống đóng chai, bao bì, dụng cụ tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của ngành y tế trên địa bàn;
• Cơ sở nhỏ lẻ sản xuất thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm,
• Cơ sở sản xuất, kinh doanh yến sào, nấm linh chi, sâm, đông trùng hạ thảo (được sử dụng là dược liệu, thực phẩm chức năng)
• Cơ sở nhỏ lẻ kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất dinh dưỡng, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến thực phẩm có yêu cầu bảo quản sản phẩm đặc biệt
• Cơ sở sản xuất, kinh doanh Đá thực phẩm (Nước đá dùng liền và nước đá dùng để chế biến thực phẩm)
• Cơ sở kinh doanh ăn uống (Nhà hàng, Căng tin, Bếp ăn tập thể…)

Sở Công thương các tỉnh, thành phố cấp Giấy chứng nhận cho:

Cơ sở sản xuất, kinh doanh các loại:

• Rượu, bia nước giải khát,
• Sữa chế biến, dầu thực vật, sản phẩm chế biến bột, tinh bột,
• Bánh, mứt, kẹo,thạch, ô mai
• Dụng cụ, vật liệu bao gói chuyên dụng gắn liền và chỉ sử dụng cho các sản phẩm thực phẩm trên.

Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản – Sở Nông Nghiệp cấp Giấy chứng nhận cho:

Cơ sở sản xuất, kinh doanh các loại sản phẩm thực phẩm:

• Ngũ cốc; Thịt và các sản phẩm từ thịt;
• Thủy sản và sản phẩm thuỷ sản;
• Rau, củ, quả và sản phẩm rau, củ, quả;
• Trứng và các sản phẩm từ trứng;
• Sữa tươi nguyên liệu;
• Mật ong và các sản phẩm từ mật ong;
• Muối; Gia vị; Đường;
• Chè; Cà phê, Ca cao;
• Hạt tiêu; Điều.
• Nông sản thực phẩm khác (Các loại hạt (hướng dương, hạt bí, hạt dưa,..); Tổ yến và các sản phẩm từ tổ yến; Các sản phẩm có nguồn gốc thực vật (măng, mộc nhĩ, nấm; sản phẩm từ đậu nành ngoại trừ dầu; vỏ, rễ, lá, thân, hoa ăn được của một số loại cây,…); Sản phẩm nguồn gốc từ côn trùng dùng làm thực phẩm (châu chấu, dế, nhộng tằm, …);
• Dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm trong quá trình sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm thuộc lĩnh vực được phân công quản lý;
• Nước đá sử dụng để bảo quản, chế biến sản phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Thủ tục mở cửa hàng tiện lợi 24h vô cùng quan trọng

Chứng nhận phòng cháy chữa cháy

Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy là yêu cầu bắt buộc đối với các cửa hàng tiện lợi 24h. Bộ hồ sơ để làm giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy gồm có:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy theo mẫu PC5
• Bản sao Giấy chứng nhận thẩm duyệt về phòng cháy chữa cháy và văn bản nghiệm thu về phòng cháy chữa cháy đối với cơ sở xây dựng mới hoặc cải tạo, phương tiện giao thông cơ giới có yêu cầu đặc biệt về bảo đảm an toàn phòng cháy, chữa cháy khi đóng mới hay hoán cải hoặc bản sao biên bản kiểm tra an toàn về phòng cháy chữa cháy đối với cơ sở và phương tiện giao thông cơ giới khác;
• Bản thống kê các phương tiện phòng cháy chữa cháy, phương tiện thiết bị cứu người đã trang bị theo mẫu PC6;
• Quyết định thành lập đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở kèm theo danh sách những người đã qua huấn luyện về phòng cháy chữa cháy;
• Phương án chữa cháy.

Đơn vị tiếp nhận và cấp giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy là cục cảnh sát phòng cháy chữa cháy, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy cấp tỉnh hoặc Phòng Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ Công an cấp tỉnh.

Các giấy phép với ngành hàng đặc biệt

Đối với một số ngành hàng kinh doanh đặc biệt như rượu, thuốc lá, thực phẩm chức năng cần có giấy phép kinh doanh đặc biệt do các cơ quan có thẩm quyền cấp. Chủ yếu do bộ công thương và bộ y tế quản lý.

3. Lập kế hoạch kinh doanh cửa hàng tiện lợi

Kinh doanh chưa bao giờ là câu chuyện dễ dàng, kế hoạch kinh doanh được xem là yếu tố vô cùng quan trọng để người kinh doanh có thể vạch ra hướng đi, chuẩn bị mọi yếu tố cần thiết để giảm thiểu tối đa tổn thất, rủi ro và kinh doanh hiệu quả hơn.

Hãy bắt đầu với một bản kế hoạch càng chi tiết càng tốt, bởi điều này có thể giúp bạn vạch ra hướng đi rõ ràng hơn, dự đoán mọi trường hợp có thể xảy ra để chuẩn bị tốt nhất cho việc kinh doanh của mình.

3.1 Lựa chọn địa điểm

Địa điểm kinh doanh chắc chắn là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi mở cửa hàng tiện lợi. Bởi hiểu một cách đơn giản, lựa chọn địa điểm phù hợp quyết định trực tiếp đến khả năng tiếp cận, khả năng tiêu thụ và ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn doanh thu mang đến cho cửa hàng của bạn.

Địa điểm được xem là yếu tố quyết định khi kinh doanh siêu thị tiện lợi

Chính vì vậy, đối với mô hình cửa hàng tiện lợi 24h, hãy cố gắng lựa chọn những địa điểm đông dân cư, gần các khu vực trường học hay cơ quan. Bởi nguồn khách hàng cũng như khả năng chi trả của các đối tượng khách hàng này có thể giúp bạn giải quyết bài toán tiếp thị sau này. Diện tích không cần quá rộng nếu bạn chỉ hướng đến một mô hình kinh doanh nhỏ hiệu quả. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng cửa hàng tiện lợi của bạn có chỗ để xe thoải mái cho khách hàng của mình. Bởi trải nghiệm thực sự là yếu tố quan trọng để khách hàng quyết định đến và quay trở lại với cửa hàng của bạn.

3.2 Chi phí

Rõ ràng, vốn là yếu tố vô cùng quan trọng, đặc biệt là với một người lần đầu mở cửa hàng tiện lợi. Nếu nguồn vốn của bạn không có quá nhiều, hãy tập trung vào các chi phí cố định và buộc phải trả để có thể setup cơ bản cho cửa hàng của bạn. Các chi phí cơ bản thường bao gồm:

• Chi phí thuê mặt bằng
• Chi phí nhập hàng
• Chi phí trang thiết bị
• Chi phí nhân công
• Chi phí quản lý cửa hàng

3.3 Trang thiết bị

Trên thực tế, mở cửa hàng tiện lợi sẽ không khiến bạn tốn quá nhiều chi phí cho trang thiết bị và sẽ chỉ cần đầu tư một lần. Trang thiết bị thường bao gồm:

• Kệ để đồ: Tùy diện tích và quy mô cửa hàng, bạn có thể lựa chọn kích thước và số lượng kệ để đồ tương ứng.
• Tủ lạnh: Thông thường với các cửa hàng tiện lợi, bạn sẽ chỉ cần 1 -2 chiếc tủ lạnh đựng đồ uống, 1 tủ lạnh đựng đồ tươi sống hoặc rau củ.
• Quầy đồ ăn nhanh: Một số cửa hàng tiện lợi như Circle K thường có khu vực đồ ăn nhanh riêng, vì vậy nếu đây là định hướng của bạn, hãy setup quầy đồ ăn nhanh thật an toàn và tiện lợi.

Luôn chú ý đến việc sắp xếp, bày trí cửa hàng tiện lợi 

Tuy không phụ thuộc quá nhiều vào vấn đề diện tích nhưng cách sắp xếp, bố trí kệ tủ được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu để cải thiện trải nghiệm khách hàng cũng như kích cầu hiệu quả.

3.4 Nguồn hàng

Với một cửa hàng tiện lợi, nguồn hàng là yếu tố vô cùng quan trọng, bởi chất lượng sản phẩm được xem là yếu tố quan trọng nhất để khách hàng quay trở lại với cửa hàng của bạn. Bạn có thể nhập sỉ trực tiếp từ nhà cung cấp lớn như siêu thị lớn, từ chính thương hiệu sản phẩm mà bạn muốn nhập. Và với các hàng hóa đặc thù, hàng nhập khẩu, hãy liên hệ trực tiếp với hệ thống nhà thầu nhập khẩu.

3.5 Dự toán lỗ lãi

Yếu tố quan trọng nhất của bản kế hoạch kinh doanh là dự tính xem hoạt động kinh doanh sẽ lãi hay lỗ, nếu lỗ thì lỗ trong bao lâu, mức lỗ như thế nào. Mức lãi như thế nào, yếu tố nào là điểm mạnh mang tới lợi nhuận cho siêu thị mini của bạn? Để kinh doanh cửa hàng tiện lợi thành công, bạn phải có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hãy lập bảng ma trận SWOT, phân tích rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức. Dựa trên kết quả phân tích SWOT, bạn lựa chọn và kết hợp chéo các yếu tố giữa điểm điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức để có cái nhìn tổng quan về ngành hàng tiêu dùng, về đối thủ, về thị trường từ đó đưa ra chiến lược phù hợp với từng giai đoạn phát triển của siêu thị.

Luôn dự đoán trước lãi lỗ để kinh doanh thành công

3.6 Quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng chưa bao giờ là câu chuyện dễ dàng với bất kỳ mô hình kinh doanh nào, với việc mở cửa hàng tiện lợi cũng vậy. Quản lý thế nào cho hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng. Quản lý bán hàng không chỉ đơn thuần là việc thanh toán, xuất hóa đơn, trả hàng mà còn là quản lý hàng hóa và tồn kho luôn là vấn đề đau đầu của mọi cửa hàng. Với một cửa hàng tiện lợi để quản lý hàng hóa, tồn kho hiệu quả mà không gây nên các vấn đề lệch kho hay thất thoát thì chủ cửa hàng cần đưa ra giải pháp quản lý phù hợp bằng sku, barcode hay mã vạch cùng các công cụ quản lý thông minh. Cùng sự phát triển của công nghệ, giờ đây chủ cửa hàng hoàn toàn có thể dễ dàng quản lý bán hàng, tồn kho và doanh thu, chi phí nhanh chóng, chính xác nhất với các phần mềm quản lý bán hàng.

3.7 Quản lý tài chính

Nắm rõ doanh thu, chi phí của cửa hàng tiện lợi được xem như một vé "bảo hiểm" giúp bạn kịp thời nhận ra vấn đề, loại bỏ các nguy cơ và đưa ra các kế hoạch kích cầu để tăng hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng của mình. Các loại báo cáo kinh doanh bạn cần nắm vững:

• Báo cáo lãi lỗ
• Sổ quỹ
• Công nợ
• Báo cáo nhập hàng
• Báo cáo bán hàng (doanh thu, lợi nhuận, thanh toán,...)

4. Một vài lưu ý khi mở cửa hàng tiện lợi

4.1. Không hoạt động khi chưa có đủ giấy tờ

Những siêu thị mini, mô hình kinh doanh cửa hàng tiện lợi khi hoạt động thường có đoàn kiểm tra ngay lập tức, nên việc hoạt động siêu thị khi chưa có đủ giấy tờ dẫn đến nhiều rủi ro khi các đoàn thanh tra, kiểm tra của cơ quản chức năng đến thanh kiểm tra siêu thị tiện lợi của bạn.

4.2. Luôn kiểm tra đối chiếu với kế hoạch hàng ngày để điều chỉnh cho phù hợp

Hoạt động của cửa hàng tiện lợi, mô hình cửa hàng tiện lợi ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, do đó, chủ cửa hàng tiện lợi cần đối chiếu số liệu hoạt động hàng ngày, căn cứ vào các yếu tố thời gian, thời tiết, thời điểm để có thể đánh giá lý do tăng trưởng hay suy giảm doanh thu hàng ngày.

4.3. Cần chú trọng vào dòng sản phẩm tươi sống

Dòng sản phẩm tươi sống là dòng sản phẩm dễ hư hỏng dẫn đến thất thoát trong hoạt động vận hành của cửa hàng tiện lợi, khiến cho chi phí tăng, lợi nhuận giảm. Do đó việc quản lý dòng sản phẩm tươi sống vô cùng cần thiết và cần được làm chặt chẽ hàng ngày, hàng tuần.

Kinh doanh cửa hàng tiện lợi thành công cần chú trọng vào các mặt hàng tươi sống

4.4. Khó khăn nhất trong quản lý cửa hàng tiện lợi là quản lý hàng hóa kho bãi

Nếu không có phần mềm quản lý cửa hàng phù hợp, chủ cửa hàng sẽ khó có thể kiểm soát được lượng hàng tồn kho, thời hạn sử dụng của các sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm tươi sống, việc kiểm soát hàng bán, hàng nhập, hàng hủy là một khó khăn khi chỉ dùng các công cụ đơn giản như sổ bán hàng.

Trên đây là những kinh nghiệm mở cửa hàng tiện lợi các bạn có thể tham khảo nhằm trả lời các thắc mắc khi bắt đầu mở cửa hàng tiện lợi. Trước khi bắt đầu tiến hành kinh doanh bạn cũng có thể khảo sát thị trường với những đơn vị siêu thị mini và mô hình cửa hàng tiện lợi đang hoạt động để đưa ra bản kế hoạch kinh doanh tốt nhất cho mình.